会議というと、、、
面倒、だるい、時間の無駄など、、、思うことはないですか？
実際、会議に参加すると、、、
なんのためにやっているのか？いったいなんの時間だったのか？貴重な時間を返せ、、、など思うことはないですか？
でも、
いざ自分自身が会議を主催する立場になった場合、どのような会議にしていきますか？
効果的な会議にするために、どうすべきか？考えていきます。
会議の目的を明確にする
そもそも何のために会議を開催するのか？
必ず、その目的があるはずなので、その目的を明確にすべき。
その目的も漠然としたものではなく、具体的に表現する。
もっというと、簡単な文章にする。（長文はNG：伝わらない）
そうでないと、参加者にも目的は伝わらない。
会議の目的が不明確だと、、、
参加者の意識は、散漫になる。
一方、会議の目的が具体的で明確だと、、、
参加者の意識は、そこに向かう。
会議のゴールを具体化する
この会議の時間で、何を達成したいのか？
この会議で、どのような状態を目指したいのか、会議のゴールを明確にする。
会議のゴールを明確にしておくことで、
ゴールに向かって、会議の中でやるべきことも明確になり、
ふわふわした会議ではなく、効果的なものになってくる。
会議のゴールも、目的と同様、具体的に文章でシンプルにわかりやすく表現する。
会議のゴールを具体的にし、参加者にも共有することで、
参加者もこの会議で、どこを目指すべきなのか？意識を同じ方向に向けることができる。
なので、会議の最初に、会議の目的とゴールを参加者と共有することも大事。
参加者の状況を把握する
参加者は、どのような状況で会議に参加しますか？
会議の参加者の現状はどうなのか、事前に参加者の状況を把握しておく。
なぜ、参加者の状況を押さえておく必要があるのか？
参加者の現状が把握できていると、、、
参加者の状況に合わせた会議内容にできる。
参加者の状況に合わせた会議の進め方ができる。
もし、参加者の知識レベルを事前に把握できていれば、
その知識レベルに合わせた内容で構成し、会議を進めることができる。
また、参加者の知識レベルがバラバラだということが事前にわかっていれば、
前提となる知識レベルを合わせるために、会議の前に基本的な内容の資料を事前に見てもらうという対応もできる。
もし、今回の会議のテーマに参加者は無関心だということが事前に把握できていれば、
会議では、まず、このテーマの重要性や必要性についての説明や議論をするなど、会議のアジェンダに盛り込むこともできる。
なので、
参加者の状況を把握する必要がある。
そして、
参加者の状況を把握することで、
より効果的な会議にすることができる。
会議の論点を整理する
会議では、どのような議論をしていきますか？
会議の中で、何を議論していくべきか、事前に論点を整理しておく。
論点が整理されていないと、、、
何を議論すべきかわからず、無駄な時間が過ぎていく、、、
議論が違う方向に行っても、何を論点にすべきか明確でないので、修正困難に、、、
そして、
結局、当初想定していた会議のゴールを達成できない。。。
会議の目的も達成できない。。。
何が論点となりそうか？事前に考えておくと、、、
議論があっち行ったり、こっち行ったりしても落ち着いて対応することができる。
何を議論すべきか困ることもない。
そうすることで、
よりスムーズに会議のゴールに到達することができ、会議の目的を達成することができる。
論点に対する参加者の反応を想定する
整理した会議の論点に対して、参加者はどのように反応してきそうですか？
論点に対して、参加者がどのような反応をするか、事前に考えておく。
論点に対する参加者の反応を想定していないと、、、
想定外の反応の場合、どのように対応すればいいか迷ってしまう。
うまく対応できず、会議の進行に影響を及ぼしてしまう。
論点に対する参加者の反応を事前に想定しておくことで、
参加者の反応に対して、落ち着いて適切に対応することができ、
会議の目的／ゴールに効果的かつ効率的に到達することができる。
もっと言うと、、、
論点に対する参加者の反応を想定するだけではなく、
参加者の反応に対する対応方法も併せて考えておく。
そうすることで、
よりスムーズに会議の目的／ゴールに辿り着くことができる。
限られた会議の時間を有効に使うことができる。
Point
❶会議の目的を明確にする
❷会議のゴールを具体化する
❸参加者の状況を把握する
❹会議の論点を整理する
❺論点に対する参加者の反応を想定する
